Is er überhaupt wel een schoonmaakofferte welke overeenkomt met een wettelijke overeenkomst? En ja, een schoonmaakofferte is in principe een aanbod voor een dienst. Zodra deze offerte door beide partijen, (ook mondeling) wordt geaccepteerd, mondt dit uit in een juridisch bindende overeenkomst.
De vraag is echter of de inhoud van die overeenkomst u maximale waarde en transparantie biedt, en hoe u deze kunt optimaliseren om significant te besparen zonder de kwaliteit van de dienstverlening te compromitteren.
Hoe u extra geld kunt besparen op schoonmaakkosten zonder in te leveren op kwaliteit
Inzicht in uw huidige situatie
Voordat u kunt besparen, moet u begrijpen waar uw geld naartoe gaat. Veel bedrijven betalen voor schoonmaakdiensten op basis van uren of een vast bedrag, zonder altijd oF gewoon, eXact te weten wat de precieze prestatie-indicatoren zijn.
- Analyseer uw huidige contract: Bekijk de kleine lettertjes van uw huidige schoonmaakcontract. Wat zijn de exacte frequenties, de inbegrepen taken en de uitsluitingen? Zijn er clausules over prijsaanpassingen of opzegtermijnen?
- Monitor de huidige prestaties: Is de kwaliteit van de huidige schoonmaakdienst consistent en voldoet deze aan uw verwachtingen? Slechte prestaties leiden niet alleen tot onvrede, maar kunnen ook onnodige kosten met zich meebrengen door klachtenafhandeling of extra tussentijdse reiniging.
Strategieën voor kostenbesparing
Met een helder beeld van uw huidige situatie kunt u gerichte stappen ondernemen om te besparen.
1. Optimaliseer de frequentie en omvang van de taken
Het is niet altijd nodig om elke ruimte dagelijks grondig te reinigen. Door slim te plannen, kunt u de frequentie van bepaalde taken aanpassen zonder dat dit ten koste gaat van de hygiëne.
- Differentieer de reinigingsfrequentie: Kantoren worden bijvoorbeeld dagelijks gereinigd, terwijl gangen en keukens misschien intensiever gereinigd moeten worden dan minder gebruikte vergaderruimtes. Denk na over een wekelijkse dieptereiniging versus dagelijkse lichte schoonmaak.
- Creëer een gedetailleerd werkprogramma: Vraag offertes aan op basis van een duidelijk, gespecificeerd werkprogramma. Dit omvat een lijst van alle te reinigen oppervlakken, de gewenste frequentie per taak (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en eventuele specifieke instructies. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat u alleen betaalt voor wat u echt nodig heeft.
2. Introduceer prestatiegebaseerde overeenkomsten
In plaats van puur op uurbasis te betalen, kunt u overwegen om overeenkomsten aan te gaan die gekoppeld zijn aan meetbare resultaten.
- SLA’s (Service Level Agreements) met KPI’s: Werk met uw schoonmaakbedrijf aan een SLA waarin duidelijke Key Performance Indicators (KPI’s) zijn opgenomen. Denk hierbij aan de reinheidsgraad van oppervlakken, de reactietijd op klachten, of het percentage positieve gebruikersfeedback. Dit stimuleert het schoonmaakbedrijf om efficiënt en effectief te werken.
- Bonus/malus-regeling: Overweeg een clausule op te nemen waarbij bonussen worden uitgekeerd bij uitstekende prestaties en kortingen worden toegepast bij het niet behalen van de afgesproken niveaus.
3. Slimme technologie en duurzaamheid
Technologische vooruitgang biedt kansen voor efficiëntie en lagere kosten op de lange termijn.
- Duurzame schoonmaakmiddelen en -methoden: Vraag uw schoonmaakbedrijf naar het gebruik van milieuvriendelijke middelen en methoden. Deze zijn vaak geconcentreerder, gaan langer mee en zijn beter voor het milieu, wat uiteindelijk kan leiden tot kostenbesparingen.
- Sensor- en IoT-oplossingen: Sommige bedrijven implementeren sensoren die bijhouden hoe vaak sanitaire voorzieningen gebruikt worden. Dit maakt een datagedreven planning van de schoonmaak mogelijk, waardoor er alleen wordt schoongemaakt wanneer het echt nodig is, maar wie bepaalt? de boekhouder, de bezoeker/gebruiker, of het gebouw selfie?
4. Concurrerende offertes aanvragen
De markt voor schoonmaakdiensten is competitief. Door meerdere offertes aan te vragen, kunt u de beste prijs-kwaliteitverhouding vinden.
- Vergelijk appels met appels: Zorg ervoor dat alle offertes gebaseerd zijn op exact hetzelfde gedetailleerde werkprogramma om eerlijke vergelijking mogelijk te maken.
- Let op de total cost of ownership (TCO): Kijk verder dan alleen de maandelijkse prijs. Denk aan de kosten van verbruiksartikelen (toiletpapier, zeep) die vaak buiten de offerte vallen, en de impact van de kwaliteit op de productiviteit van uw werknemers.
5. Open communicatie en partnerschap
Een goede relatie met een betrouwbare schoonmaak VAK partner kan leiden tot wederzijds voordeel.
- Regelmatige evaluaties: Plan periodieke overleggen in om de schoonmaakdienstverlening te evalueren, knelpunten te bespreken en mogelijkheden voor verdere optimalisatie te onderzoeken.
- Deel feedback: Geef constructieve feedback aan het schoonmaakbedrijf, zowel positief als negatief, zodat zij hun diensten kunnen verbeteren en beter aan uw behoeften kunnen voldoen.
Door méér proactief te werk te gaan, uw behoeften nauwkeurig te definiëren en te onderhandelen op basis van transparante en prestatiegerichte afspraken, kunt u aanzienlijke besparingen realiseren op uw schoonmaakkosten, zonder dat dit ten koste gaat van de professionele uitstraling en hygiëne van uw bedrijfspand. Het vereist (tijd) investering in tijd en objectieve, redelijke analyse, maar de potentiële rendementen zijn aanzienlijk.